事務員の保育園日誌

保育園で働く事務員の日常や業務改善方法などを紹介します!

【簡単解説!】ビジネスマナー概要解説②言葉遣い

前回は「身だしなみ」の概要について解説しました。

 

dai-naka.hatenablog.jp

今回は言葉遣いについて解説していきます。


「言葉遣い」の意義

事務員にとって電話対応や来客対応は、時期によって一番多い業務かもしれません。新年度や年末年始になると、取引業者や行政機関の担当変更の挨拶、行政機関からは各種補助金の申請・実績書の提出依頼、また保護者や新規の業者からの電話・来館も頻繁にあります。もちろん、こちらから電話や訪問する場合もあります。
 
こうした外部の人間へ対応する際に気をつけていることは、正しい「言葉遣い」です。
 
会社や保育園でも、組織には様々な人がおり立場や年齢、考え方もバラバラです。そういった人たちと良好かつ円滑な関係を築いていくには、正しいマナーをもって関わらなくてはなりません。その最たるものが「言葉遣い」だと言えるでしょう。
 
しかし、正しい「言葉遣い」とは、どんなものでしょうか?

正しい言葉遣いとは?

私は、正しい言葉遣いに具体的な形はないと思っています。
 
こんなことを書くと「抽象的過ぎる」という指摘を受けるかもしれません。
 
しかし大切なことは、相手を不快にさせない「言葉」や「態度」を持つことだと思います。そうした心構えを持つことで、「安心感」と「信頼感」を与える「言葉」が出てくると思っています。
 
例えば「~をして下さい」や「~をしないで下さい」、「説明しましょうか?」、「いません」、「できません」という言葉は、人によっては「威圧的」、「上から目線」な印象を与えることがあります。しかし少しの言い換えで、柔らかく、丁寧な印象を与えることが出来ます。
 
「言葉遣い」は相手の立場に立って、不快になせないように「安心感」や「丁寧さ」を心がけましょう。それが正しい「言葉遣い」へと繋がるのではないでしょうか。

次回は、「メール」について解説します。

【言葉遣いの例】
 「~をして下さい」
→「~をしていただけないでしょうか?」
 
 「~をしないで下さい」
→「~はご遠慮いただけますでしょうか?」
 
 「説明しましょうか」
→「よろしければご説明いたしましょうか?」
 
 「いません」
→「おりません・少々席を外しております」
 
 「できません」
→「いたしかねます」