事務員の保育園日誌

保育園で働く事務員の日常や業務改善方法などを紹介します!

【簡単解説!】ビジネスマナー概要解説③メール

前回は「言葉遣い」について概要を解説しました。

 

dai-naka.hatenablog.jp

最後は「メール」について解説していきます。


メール

メールは一般的に連絡手段として使用されますが、それだけでなく情報の提供や共有に使われるなど、会社・組織において最も使用される連絡手段ツールの一つです。
 
しかし、それゆえか電話・来客対応などよりも、そこまでマナーが重要視されていない印象です。かく言う私も入植したての頃は、勉強するまでメールにマナーがあることを知りませんでした。
 
メールはその特性や特徴、マナーを理解することで、個人や組織におけるより強い味方になってくれると思います。
 
それではメールの特徴とは、どんな機能でしょうか?
 
メリット・デメリットに分けて一例を解説していきます。

~メリット~

・機能性の高いコミュニケーション
メールでは、手紙のように時節の挨拶などが不要になります。「お世話になっております」から直接、本題に入ることが出来ます。また皆さんご存知のように添付ファイルという形で画像データ等を送ることが出来ます。
 
・同時送信
手紙や資料などを複数人に送るときは、文面を必要数コピーして封筒に入れるなどして大変な手間がかかります。しかし、メールでは同じ文面を瞬時に送ることができます。
 
などなど。多くの方は、こうした機能をご存じでしょう。しかしメールは利便性が高い反面、注意すべき点があります。

~デメリット~

・緊急性の高いメールには不向き
メールは手紙などと同様にどのタイミングで読まれ、返信があるかが分かりません。またメールチェック自体が少ない人や返信が遅い人・忘れた人がいるかもしれません。緊急性が高い連絡事項は、メールではなく電話を使うことがベストです。
 
・誤解を与える可能性が高い
面談や会議など、リアルタイムで進むコミュニケーションでは、ミスがあったとき、フォローがしやすいです。しかしメールなど文字だけのコミュニケーションの場合、「絶妙なニュアンスが伝わりづらい」、「一方的な意見に見える」ことがあり、そしてそれは相手から返信があるまで気づかない場合が多いです。「言葉遣い」同様、安心感丁寧さを心がけましょう。

メールは便利な反面、相手と直接会話をしない分、誤解を生みやすいツールです。しかし、会話と違って言葉を文章に残すことが出来るので、送信前は必ず「不快な文章になっていないか」、「上から目線の文章ではないか」など「相手を不快させる文章ではないか」とチェックすることが大切です。