前回は「言葉遣い」について概要を解説しました。
最後は「メール」について解説していきます。
メール
メールは一般的に連絡手段として使用されますが、それだけでなく情報の提供や共有に使われるなど、会社・組織において最も使用される連絡手段の一つです。
しかし、それゆえか電話・来客対応などよりも、そこまでマナーが重要視されていない印象です。かく言う僕も入職したての頃は、勉強するまでメールにマナーがあること自体を知りませんでした。
メールはその特性や特徴、送受信時のマナーを理解することで、個人や組織におけるより強い味方になってくれると思います。
それではメールの特徴とは、どんな機能でしょうか？
メリット・デメリットに分けて一例を解説していきます。
～メリット～
・機能性の高いコミュニケーション
メールでは、手紙のように時節の挨拶などが不要になります。
「お世話になっております」から直接、本題に入ることが出来ます。また皆さんもご存知のように添付ファイルという形で画像データ等を送ることが出来ます。
・同時送信
手紙や資料などを複数人に送るときは、文面を必要数コピーして封筒に入れるなどして大変な手間がかかります。しかし、メールでは同じ文面を瞬時に送ることができます。
などなど。このようにメールには様々な便利な機能があります。しかしメールは利便性が高い反面、注意すべき点があります。
～デメリット～
・緊急性の高いメールには不向き
メールは手紙と同様にどのタイミングで読まれ、返信があるかが分かりません。
またメールチェック自体が少ない人や返信が遅い人・忘れた人がいるかもしれません。緊急性が高い連絡事項は、メールではなく電話を使うことがベストです。
・誤解を与える可能性が高い
面談や会議など、リアルタイムで進むコミュニケーションでは、ミスがあったとき、フォローがしやすいです。しかしメールなど文字だけのコミュニケーションの場合、「絶妙なニュアンスが伝わりづらい」、「一方的な意見に見える」ことがあり、そしてそれは相手から返信があるまで気づかない場合が多いです。
「言葉遣い」同様、安心感や丁寧さを心がけましょう。
メールは便利な反面、相手と直接会話をしない分、誤解を生みやすいツールです。
しかし、会話と違って言葉を文章に残すことが出来るので、送信前は必ず「不快な文章になっていないか」、「上から目線の文章ではないか」など「相手を不快させる文章ではないか」とチェックすることが大切です。
