【簡単解説！】コミュニケーション概要解説

事務員に必要なスキルの一つに「コミュニケーション」があります。

 

事務員の仕事をしていると職員の意図をくみ取った資料作成や取引業者との連絡、面談の予定を計画することがあります。こうした業務をスムーズに進めるためには、相手と丁寧なコミュニケーションを取ることが大切です。

 

よく会社でも「社員同士のコミュニケーションが大切だ」と言われると思います。しかし「大切だ」と言う割に、具体的な方法を教えてくれないのが現実です。

 

今回は、そんなよく聞くけど、案外よく分からない「コミュニケーション」について解説していきたいと思います。

コミュニケーションとは

まず考えなければならないのは「コミュニケーション」の意味です。

 

結論、コミュニケーションとは自分と他人が繋がる為の手段だと言えます。

 

他人と繋がる目的は人によって様々だと思います。

「一緒に遊びたい、共通の趣味で語り合いたい」など共に楽しく過ごす事、社会人では、こちらの要望を説明したり、相手の要求に応えたりすることで、最終的に「評価・信頼をもたらす」ことだと思います。つまり信頼し信頼される関係性を築くことです。

 

このような関係性を築く為の手段が「コミュニケーションを取る」事だと思います。

では、「コミュニケーションを取る」とは、一体どういう事でしょうか？

 

コミュニケーションで大切な事

相手とコミュニケーションを取る中で、最も大切な事は「相手を理解しようとする事」です。

 

例えば、仲良くなりたい相手が野球が好きだとします。その人と仲良くなりたい「あなた」はどうするでしょうか？野球の悪い部分を説明したり、別の競技と比較したりしたところで、仲良くなれるでしょうか？

 

また上司から「グラフや表を使って資料を作って欲しい」と頼まれた場合、「あなた」は「それよりも文章を多く使って説明したほうが良い」と考え資料を作成したとします。渡された資料を見て上司はどう思うでしょうか。次から仕事を頼まれる事もなく、あなたの評価は下がるだけです。

 

これらは全て相手を理解しようとしていません。反対に「自分が正しい」という自分本位の考えに立って物事を判断し行動しています。

 

マナーと同じように、自分本位の考えで相手を理解しようとすると、どうしても偏見が生まれてしまい、相手を理解するどころか、相手の考えを蔑ろにする事となり、最終的には相手からの信頼を失う恐れがあります。

 

「相手がどんな考えを持っているのか」

「なぜ、その考えに至ったのか」

そうした相手の考えを理解しようとする姿勢がコミュニケ―ションの第一歩です。

それでは実際にコミュニケーションを取る際の重要な点を解説していきます。

コミュニケーションの手段

コミュニケーションの大前提は「相手を理解しようとする姿勢」です。相手がどんな考えを持っていて、どんな価値観を大切にしているか。まずはこの部分を知らない事には、相手と関係性を築く事は出来ません。

その時の大切なポイントが「言葉遣い」、「表情」、「態度」の３つにあります。

コミュニケーションの手段　～言葉～

相手と繋がる為には、正しい「言葉遣い」が重要です。例えば、自分は理解できていても相手にとって難しい言い回しや分かりずらい例えを出せば、相手を混乱させるだけです。相手が理解できる言葉で説明する事が大切です。また説明が難しい場合は、資料やイラストを使用する事も効果的です。

コミュニケーションの手段　～表情～

初対面の人と会う時に「仏頂面」で「眉間にしわを寄せた」ままでは、相手に良い印象を持たれません。ある研究では人は相手の第一印象を「出会って３秒」で決め、第一印象の55％は視覚情報に依存していると言います。つまり最初に目に入った「表情」で、人の印象は大きく変わる、という事です。

そのことを踏まえて言えば、初対面の人とは「良い表情」で接する事がベターです。
しかし、一口に「良い表情」と言っても、それはどんな表情でしょうか？

ここで言う良い表情とは、一般的に「笑顔」の事だと言われています。笑顔は人に安心感と信頼感を与え、相手の緊張をほぐす力があると言われています。

しかし、いつでも笑顔でいれる訳ではありません。私たちは生活の中で様々な出来事に遭遇します。その結果、腹を立てたり、悲しんだりと多くの感情が湧き出てきます。もし「あなた」が、大切な家族や友人悲しんでいる場面に遭遇した時、大切な事は笑顔を向ける事でしょうか？

そうではなく、重要な事は相手と同じ表情している事だと思います。

腹を立てていれば一緒になって怒ったり、悲しんでいれば一緒になって涙を流す。
そうした相手の気持ちを理解し、感情に寄り添う事で「良い表情」は生まれてくるのではないかと思います。

コミュニケーションの手段　～態度～

失敗した時にヘラヘラした態度で謝罪しても逆効果です。またオドオドした態度で「大丈夫です」と言っても相手に信用されません。このように言葉と態度が一致しない場合、相手はあなたに不信感を募らせます。

先ほど少し触れましたが、人は目から入る情報で相手の印象を決めます。言い換えると言葉よりも「見た目」＝「態度」を信じるという事です。相手に信頼感を与えるには、言動と態度を一致させる事が重要です。

コミュニケーションとは　～まとめ～

簡単にコミュニケーションとその手段について解説してきました。コミュニケーションとは、相手と繋がる為の手段です。そしてコミュニケーションの本質は「信頼し信頼される」、つまり相互信頼の関係性だと言えるでしょう。

しかし、その関係性を築き上げるのは、簡単な事ではありません。

相手の考え方や価値観、場合によっては趣味趣向等も理解する必要があります。中には自分にとって理解しがたい考え方を持つ人もいるかもしれません。それでも目的の為に根気強く会話し、相応の態度や表情で臨み続けるしかありません。

このように相手とコミュニケーションを築き上げるには、辛抱強さと繊細さが求められます。

ですが、この結果で得られる相互信頼の関係性は、仕事でもプライベートでもどのような場面でも、大きな助けにもチャンスにもなります。

上司からの信頼があれば、大きな仕事を任されたり、仕事で悩んでいるときに何かしらのアドバイスを貰えたりするかもしれません。同僚であれば、仕事で行き詰っている時にきっと手助けを貰えるかもしれません。取引相手から信頼を勝ち取れば自社の商品や提案を受け入れて貰える可能性が高くなります。

それら全ては、相手との相互信頼の関係性が成り立っているからです。

他人とコミュニケーションを取ることは難しい事だと思います。しかし、その先で得られる関係性はきっと私たちを公私ともに助けてくれるものになるでしょう。