事務員の保育園日誌

保育園で働く事務員の日常や業務改善方法などを紹介します!

【簡単解説!】指示・連絡・相談・報告

 

 

社会人の基本は「指示・連絡・相談・報告」

社会人の仕事は上司や取引先からの指示に始まって報告に終わります。

しかし指示を内容を誤って理解し受け取ってしまうと、誤った連絡、相談、報告をしてしまい後々、大きなトラブルを生むことなります。

 

今回は、こうした「指示・連絡・相談・報告」の正しい受け取り方法等を解説していきます。

 

指示 ~指示とは~

指示とは「あることのやり方や方法を教える」ことです。しかし新人の頃は指示を受けても慣れない言葉が多く分からない部分は必ず出てきます。そして指示を受けたはいいが「実際に何を指示されたのか」、「指示された内容は何を言っているのか」等、混乱してしまう事もあります。そんな時の為に、指示を正確に受け取るポイントを紹介します。

 

指示 ~ポイント①5W3H~
指示を受けた時、メモする事が多いと思います。その際に上司から言われた内容を全てメモする事は非常に困難です。そこで大切な事はポイントを押さえてメモする事です。
 
そのポイントとなるのが「5W3H」です。

この5W3Hに沿ってメモをしていくと、指示の中の足りない情報や疑問点が明確になってきます。
 
また余談ですが、メモを取ることの意味です。もちろん指示を的確に理解する他にも、熱心に話を聞いているという上司へのアピールにもなります。またトラブルが生じた場合、メモを見返す事で、どの内容を間違って理解していたかが分かります。このようにメモを取ることは多くのメリットがありますので積極的に行っていきましょう。

指示 ~ポイント②要点の復唱確認~
指示を聞きメモを取ったら、次は要点の復唱確認を行います。
これは指示の内容が間違っていないを確認する大切な作業です。メモによって分かってきた不明確な情報や不足している情報、疑問点がある場合など、ここで一緒に質問しておきます。
・提出期日や値段、数量など数字に関する事項
・書類名、商品名、人名、取引先など固有名詞に関する事項
・指示の目的を関する事項 等々
先ほども言いましたが、指示を間違ったまま理解し行動すると、結果として大きなトラブルに発展します。分からない事を聞いたり確認する事は、最初はとても恥ずかしさを感じるものです。しかし不明確な部分をそのままにしたり、分かった振りをすると、後々必ず大きなミスに繋がります。
 
ですので、最初は恥ずかしさを感じていても、勇気を出して一歩踏み出してみましょう。ミスをして怒られたり言い訳をする恥ずかしさに比べれば、なんてことはありません。
 

連絡 ~連絡とは~

職場や業務内容、伝えておくべきことは数多くあります。
例えば、組織内で決まったルールや取引先とのやり取り、勤務中の行動予定等です。それらを連絡事項と言います。
 
つまり連絡とは決まった「事実」と、その「先の見通し」について伝える事だと言えます。
 
連絡 ~大切な事①素早く正確に~
伝えるべき連絡事項は早めに連絡しなければなりません。特に不測の事態が起きた時、自分が対応できない場合が多くあります。そんな時は現時点で分かっている事実を素早く正確に伝える事が重要です。
・通常の連絡の場合
例:組織内で新しいルールが決まった時
①新しく決まったルール → 事実
②その理由(決まった理由、背景等) → 事実
③そのルールを守る事で何を期待しているのか → 先の見通し
 
不測の事態の場合
例:電車の遅れで約束の時間に間に合わない時
①電車の遅延を伝える → 事実
②その結果、約束の時間に間に合わない事を伝える → 事実、先の見通し
③現在どこにいて、何をしているのか → 事実、先の見通し
 
連絡 ~大切な事②情報を確実に共有する~
会社や組織によっては1つのプロジェクトに複数人で当たる事が多いと思います。そんな時はチーム全員が情報を共有し合う事成功の鍵です。
①定期的にチーム全員で集まって、現在の進捗状況を伝え合う。
②メールや連絡アプリなどを使って一斉に連絡する。
 
いずれの場合も全員に連絡する方法ですが、緊急時メールよりも電話を使って迅速に情報共有を行うなど、場合によっては使い分ける事も大切です。

 

相談 ~相談の必要性~

上司からの指示を受けて仕事を進める中で、疑問点や問題点が出てくる事があります。その際一人で考えたり、独断で進めてしまうと思いもよらないトラブルへと繋がり、最悪の場合、取り返しのつかない事態へと発展します。
 
そうなる前に、何か気になる事が出てきた時には、思い切って上司に相談しましょう。しかし相談する時にもちょっとした注意が必要です。
 
相談 ~相談する時の注意点~
相談する時は、相談する「内容」や「目的」を明確にしておきましょう。
新人の頃は、仕事上で問題や疑問が起きた時、その事実に動揺して「どうすればいいのか」分からなくなる事はよくあります。しかし、その状態のまま相談に行っても相談内容が漠然としたものになりがちです。
 
問題が起きた時は、落ち着いて問題の中身を確認しましょう。
確認の方法は簡単です。起きた事実を時系列に沿って箇条書きにするだけです。そうすると「なぜ、問題が起きたのか?」、「どういう結果になりそうか?」等の一連の流れがだんだんと明らかになってきます。こうした流れを確認し纏めたうえで、上司に相談するとスムーズに話が進み、的確なアドバイスを貰いやすくなります。相談する前に必ず相談内容を整理し、明確にしておきましょう。
 
相談 ~相談の後~
相談が終わり、全ての問題等が終わった後は相談相手結果を報告する事を忘れてはいけません。
 
相談を受けた相手は、自分のアドバイスが的確だったか、結果上手くいったのか否か等、必ず相談した後の事を気にしています。
 
ですので結果の内容に関わらず、必ず報告をするようにしましょう。

 

報告 ~仕事の終わりは「報告」~

仕事は指示に始まり報告で終わります。しかし報告は仕事が終わった後だけにするものでもありません。場合によっては途中で報告する事もあります。
 
報告 ~報告のタイミング~
報告はその区切り毎に伝えます。以下、報告するタイミングと内容を一覧にしました。
①完了報告
→業務が完了した時の報告です。報告の仕方は業務内容によって様々ですが、主に口頭報告やメール報告があります。時価間を置かず、すぐに報告することが重要です。
 
②中間報告
→現在の業務の進捗状況今度の予定、新たに得た情報や発生する可能性がある疑問点、問題点を報告します。中間報告がないと、業務の責任者は不安になります。そういった意味でも中間報告は、その都度行っていきましょう。
 
③問題報告
→業務を進める中で問題が発生した場合は、すぐに報告しましょう。素早く報告する事は的確な対応と事態の鎮静化へと繋がります。また問題を報告する時は、相談する時のように、問題内容を正確に把握する事が重要です。
 
 
報告 ~報告時のポイント~
報告する際は、初めに「結果」から伝えるようにしましょう。
よく言われている事ですが「結果」を伝えてから、それに至った「経緯(=原因)」を説明する事で、「なぜ、その結果に至ったのか」という、結果までの流れへの理解が深まるからです。
 
また報告の際に注意しなければならない事は、「事実」と「私見」を分ける事です。
 
例えば「○○の手順が作業効率を下げており、結果損害が出る」という場合の「事実」と「私見」の報告は以下のようになります。
 
事実
→〇〇の手順で進めてきましたが、この手順が作業効率を下げているので○○万円の損害が出ます。
 
→〇〇の手順で進めてきましたが、この手順が作業効率を下げています。このままでは結果として○○万円以上の損害が出る可能性があります。
 
事実を伝える場合、それまでの事実に沿った流れも一緒に報告します。反対に私見を伝える場合、「考えられる」や「可能性がある」等、あくまでも自分の一意見であることを伝えます。どちらの場合も、根拠となる資料を用意しておくことがベターです。
 
このように事実起こった出来事をそのまま報告することに対し、私見今後、起こることを予想して報告します。しかし、この事実と私見の線引きが曖昧だと上司は正しい判断が出来ず、誤った指示を出してしまうかもしれません。「事実」と「私見」はしっかりと区別して報告しましょう。

終わりに

何度も繰り返しますが、仕事は「指示」に始まり「報告」で終わります。
 
正確に「指示」を受け、仕事を進めていく中で経過や今後の見通しを「連絡」し、困った事があれば上司や同僚に「相談」する。そして仕事が終われば「報告」をして次の仕事に取り掛かる。仕事はこの一連の流れの連続です。
 
そしてそれはプライベートでも同じことです。予約をする時に要望をお願いしたり、帰宅する時間を伝えたり、生活や人間関係で悩みがあれば相談したり、その悩みが解決したり失敗したことを報告したり、、、
 
このように指示から始まる一連の流れは、実は私たちのプライベートでも大切な役割を果たしています。
 
もし仕事でもプライベートでも上手くいっていない事があれば、改めて「指示」から「報告」の役割を確認してみるのもいいかもしれません。