業務改善をするためには
業務の改善は、思い付きでするものではなく、ましてや出来るものでもありません。
日常的におこなっている様々な業務について、
「この業務は、なぜしなくてはならないのか？」
「最近残業が多いが、それはなぜか？」
「この業務は、他の業務と併合出来ないのか？」
等の疑問を持ったことはありませんか？
実は、こうした疑問を持った瞬間が業務改善の絶好のチャンスです。
しかし、以前のブログでも紹介しましたが、業務内容によっては改善のために法令等の確認が必要になるものもあります。
そこで今回は、法令の確認等が必要ない比較的簡単に始められる業務改善の内容と方法を、業務改善するまでの背景や改善のために辞めたこと、取り入れたこと、改善後の変化等について紹介したいと思います。
業務改善の背景にあったもの
当時の保育園の職員数は、園児数に対して余裕がある状態でした。
しかし、ある時期に正規職員の保育士３名が出産の為、産休育休を取ったことで、一気に配置人数がギリギリになりました。
（※保育園では保育士１人当たりが保育できる園児数が、年齢ごとに決まってます。例0歳児：3名に対して１名 4，5歳児：30名に対して１名）
人数がギリギリになると、それまで余裕をもって出来ていた業務も慌ただしくなり、些細なミスが起きるようになってきました。その中で最も目立ったのが「電話連絡」でした。
当時、保育園では園児の出欠を電話連絡で行っていました。
保護者からの電話は午前８時前後に集中しているのですが、実はその時間は最も園児の送迎が多い時間でもあります。
その為、園児の送迎の対応をしていると、どうしても電話に出ることが難しくなり、反対に電話の対応をしていると、園児の受け渡しがスムーズにいかず、園児と保護者を待たせてしまう事態が起きていました。
保護者の方も保育園の事情を説明していましたが、中には「何度も電話をしたけど繋がらなかった」、「電話に夢中で対応してもらえなかった」というご意見を口にした保護者の方もいました。
現実に問題となっており、こうした問題が続くと場合によっては取り返しのつかないトラブルに繋がる恐れがあります。その為、これ以上、人の手では対応が出来ないと判断し、ＩＣＴの導入を検討し始めました。
◇業務改善までにかかった期間◇
・約3週間
→既存の園児情報の取り纏め（事務員作業、3日前後で完了）
→園児管理システムに取り纏めた園児情報を取込み（業者作業、１日で完了）
→園児管理システム用アプリの導入を保護者に依頼（2日で全保護者へ依頼）
→園児管理システム用アプリを保護者がインストールする（10日前後で完了）
→テスト配信を行う（5日前後、不具合が無いか確認）
→使用開始
◇導入したもの◇
・大手保育用品取扱業者監修製作園児管理システム
→初期費用約30万円、月額約1万円
ICTの導入後の変化
出欠の電話対応を軽減するためにICTを導入しました。これは連絡の全て保育園のＰＣと保護者のスマホで行うシステムです。大きく以下のような機能があります。
- 保育園から保護者への連絡 一斉連絡やクラス別連絡、個別連絡
- 保護者は専用のアプリから保育園へ連絡
保護者からの連絡は、保育園のPCで受付します。
結論から言いますと、このICTを導入した結果、朝の電話対応が不要になりました。また感覚的に「電話」の使用自体が減った印象です。
つまり、保育園の電話は出欠の電話連絡が大部分を占めていたという事ではないでしょうか。
また意外にも、ICTの導入は保護者から大好評でした。
当初、園長先生は「ICTの導入で保護者との繋がりが希薄になるのでは？」と心配していました。
しかし導入後、保護者からは「今までは電話をしても繋がるまで時間が掛かっていたが、アプリで連絡できるようになったので、その心配がなくなり、連絡が楽になった」といった声が多くを占めていました。他にも園行事や手伝いが必要な時に、簡単に保護者と連絡が出来るので、以前よりも素早い連携が出来る等、保育園、保護者双方の繋がりは以前よりも、強まった印象があります。
またICTに付随する機能を利用して、今まで連絡帳に書いたり紙で配布していた連絡やアンケートを、全てアプリで送付するようにしました。そうすることで連絡帳への記入、印刷や配布などの手間が格段に減りました。
最後に
いかがだったでしょうか？
今回の業務改善は比較的簡単に始められ、かつ予想以上の成果が得られました。
「電話連絡くらい大したことはない」
と思う方もいるかもしれません。しかし、そうした些細な業務の簡略化こそが業務改善の第一歩となります。先ほども触れましたが、業務の改善はその保育園で働く保育士は勿論、利用する保護者にとってもメリットとなります。
業務改善で悩んでいる方がいらっしゃれば、電話連絡だけでも改善してみることをおススメします。
