事務員の保育園日誌

保育園で働く事務員の日常や業務改善方法などを紹介します!

【簡単解説!】業務改善とは???

業務改善をするためには?

保育園に勤めて3年目の時の事です。それまで手一杯だった自分の仕事にも慣れ、ミスも少なくなってきた時期、だんだんと周りが見えるようになってきました。
 
周りが見えるようになってくると、普段気にしていなかったことにも気付けるようになってきます。
 
その一つが保育士の「業務量の多さ」です。
 
全国的に業務量が原因で辞めていく保育士は一定数います。
実際にある養成校が行った調査によると、保育士の離職理由として1位は「人間関係」、2位が「業務量の多さ」でした。
 
では「業務の量を少なくすればいいのでは?」と思うかもしれませんが、そう簡単な話ではありません。
 
例えばある書類を簡略化しようとした場合、その書類の「必要性(=義務性)」、また「必要性の根拠となる規程や法令」を確認しなければなりません。
 
書類一つ簡略化しようにも多くの手間がかかります。
 
しかし前向きに考えれば、時間は掛かりますが、これらの規定や法令等を確認すれば、業務の改善は必ず出来るということです。


業務改善の注意点

時間は掛かりますが、業務改善は必ず出来ます。
しかしその際に、注意しなくてはならない点があります。
 
それは「改善」の意味です。
 
個人的な考えになりますが、保育園における業務改善の「改善」とは、業務自体を「減らす」ことではなく「無くす」ことだと思います。
 
一つの例をご紹介します。
 
ある保育園で連絡帳の記入内容を一部制限しました。
 
連絡帳は、園児の生活リズムや食生活などを確認する為に使用するものですが、法令等での義務もなく、決められた書き方も決まっていません。記入する保育士に依ります。
 
その園で働くある保育士は「もっと詳しく書いた方がいいかも」と思い、制限されていた記入内容には従わず、保育士自身の考えのもと、園児一人一人について丁寧に記入しました。
 
つまり、記入する内容を制限・減らしても、保育士自身が「もっと詳しく書いた方がいいかも」と思えば、その考えが優先されます。結果、自分の時間を犠牲にしてでも詳しく記入したり、場合によっては、他の仕事を圧迫したり持ち帰りの仕事に繋がってしまいます。
 
これは実際に知り合いの保育園で起きた出来事です。業務を改善したはずが、個人の意思によって改善されませんでした。
 
注意したいのは、この話は「保育士が悪い」と言っているわけではありません。
業務量を「減らして」も、業務が保育士の考え方や能力に依存している場合、業務の改善はされにくいという事です。

重要な事は「無くす」こと

この事例はあくまでも一例ですが、他の保育園でも似たような状況ではないでしょうか。どこの保育園でも業務、特に事務業務は保育士に依存している場合が多いと思います。また新しく採用した保育士が、その業務に適応できない場合、辞めていく可能性は非常に高いと言わざるを得ません。
 
保育士の業務は保育士の能力に依存しています。その為、業務を改善する場合は、業務内容を見直し、制限するだけでは十分ではありません。
 
必要な事は、業務事体を「無くす」事です。
 
様々な保育園で改善例を聞くと、「○○を辞めた」とか「○○を廃止した」という話を聞くのはその為です。
 
業務自体が無くなる事、それが一番の「業務改善」ではないでしょうか。

しかし、業務を改善するにあたって、
「何から改善すればいいのか?」
「何を無くせばいいのか?」
そう考える方もいるかもしれません。
 
ですので次回、実際に当園で行った業務改善についてその方法を紹介・解説したいと思います。